このコーナーでは、弥生のサービスを活用して、会計事務所経営を効率化した弥生PAP会員様をご紹介していきます。
今回は、弥生の記帳代行支援サービスを活用している伊藤会計事務所様をご紹介いたします。
平成20年（2008年）4月に開業された福岡市に拠点を構える伊藤会計事務所様。
さまざまな経営スタイルの税理士事務所がある中で、伊藤会計事務所様は、最新のITツールを早くから導入して業務の自動化やクラウド化を図ることによって、サービスレベルを向上させ、全国にお客様を広げて成長している事務所です。
そんな伊藤会計事務所様が、最新のITツールに加えて、弥生の記帳代行支援サービスを導入された理由とは？ITツールを活用して業務効率化を図った後に残されていた課題とは？記帳代行や人手不足における残された課題をどう解決されたのかを伺いました。
本記事の目次
- 今回ご紹介するサービス
- 今回インタビューした会計事務所
- 導入前の課題 –記帳代行支援サービス
- 選んだきっかけ –記帳代行支援サービス
- 導入の手順や手間 –記帳代行支援サービス
- 導入後の成果 –記帳代行支援サービス
- 使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
- 記帳代行支援サービスへの要望
- 記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
今回ご紹介するサービス
弥生の記帳代行支援サービス
会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化するサービスで、弥生PAP加入の会計事務所が利用できます。
記帳代行支援サービスでできること
紙証憑のデータもインターネットバンキングのデータも、弥生の記帳代行支援サービスを利用して自動で仕訳に変換することで、会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化します。納品された仕訳は、「弥生会計AE」で、仕訳と元の紙証憑の画像を同時に確認可能です。
記帳代行支援サービスの特徴
- 証憑データのお預かりから1営業日で納品
- 入力・確認・修正にかかる工数を減らし、相談などの付加価値業務の時間を増やせる
- 担当者ごとの品質バラつきやミスも減らせる
記帳代行支援サービスの料金や詳細については、下記をご確認ください。
今回インタビューした会計事務所
伊藤会計事務所
平成20年（2008年）4月創業、福岡県福岡市中央区薬院に事務所を構える。クライアントは様々な業種の個人事業主から上場企業の子会社まで幅広く、福岡市を中心とした北部九州を中心に対応。現在はZoom面談を利用して全国に顧問先を拡大。また、中小企業・個人事業主の税務顧問、相続税申告業務の他、中小企業の業務改善コンサルティングや相続の生前対策サービスなどを行っている。
代表者：伊藤 桜子（税理士・行政書士）
福岡市で生まれ育ち、神戸大学進学を機に関西に移住。大学卒業後は、神戸市役所に勤務ののち、税理士を目指して退職。税理士事務所勤務を経て、平成20年4月に福岡市で伊藤会計事務所を開業。
事務所概要
- 事務所の人員数： 25名（グループ会社全体人数。うちアルバイト4名）
- WEBサイト：https://www.ito-kaik.com/
- 顧問先数：法人約200件、個人約200件
- 顧問先の売上高：年商1千万円～約100億円
- 使用会計ソフト：主に弥生会計、ほか複数のクラウド会計ソフト
- 顧問先が使用している会計ソフト：主に弥生会計、ほか複数のクラウド会計ソフト
- 記帳代行支援サービスを使い始めた時期：2020年6月頃（ベータ期間から）
- サービスの方針：
- 訪問を基本としていたが、最近は来所やZoomでの面談が増加
- 訪問回数は顧問先との契約に応じて毎月、隔月、3ヶ月ごとなど
- 事務所経営における方針：
- 記帳代行サービスや自動取込機能を活用した業務効率化
- 記帳代行や決算にかかる時間を削減し、コンサルティングや顧問先の相談業務の比率を増やす
※事務所概要は記事公開時点での情報です。また、本記事は2021年4月23日に行ったインタビューを元に執筆しています。
導入前の課題 –記帳代行支援サービス
―伊藤先生の事務所では、従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか？
当事務所では、『残業をゼロにする』、『手入力を無くす』という方針のもと、弥生さんのスマート取引取込や他社の記帳サービスを活用することによって、以前より業務の自動化やデジタル化を進め、効率化を行っていました。
お客様からも、なるべくデータで資料を回収するようにしていましたが、PCを使えない方や、ネットバンキングを利用したくないお客様、現金出納帳をつける時間がないお客様などもいて、どうしても紙の資料やそれにともなう手入力が残ってしまう状況でした。
―手入力によってどんなデメリットが生じていましたか？
人によってレベルに差が生じ、科目がブレることがありました。また、翌月に担当したスタッフが前月と同じことを調べ直すなど、ルールが蓄積しませんでした。
そのため、以前より極力手入力をなくして、システムでルールを決めて、入力業務を標準化したいと考えていました。
- 早くから自動化やデジタル化を行っていたが、お客様の都合で手入力の業務が残っていた。
- 手入力はスタッフによって品質にバラつきがあり、科目がブレることがあった。また、何度も同じことを調べ直すなど、二度手間も生じていた。
選んだきっかけ –記帳代行支援サービス
―今回、弥生の記帳代行支援サービスの導入を決めたポイントはありますか？
記帳代行支援サービスは、ベータ期間（正式リリース前のテスト期間）のときに、先行のモニターとして使ってみませんか？と弥生さんの営業担当の方から声をかけていただいたのがきっかけで使い始めました。
もともと他社のサービスを経験していて導入の下地はできていたので、システム的に問題がなければずっと使っていこうと当初から考えていました。
-
- もともと他社の記帳代行サービスや弥生のスマート取引取込を利用していたので、導入する下地ができていた。
導入の手順や手間 –記帳代行支援サービス
―初めはどのようなお客様から導入しましたか？
サービスの説明を聞いて良いものだと思ったので、最初からどんどん導入していきました。
領収書など紙で資料をお預かりしている場合など、スマート取引取込で完結しないお客様が50社ほどあったので、そのすべてに記帳代行支援サービスを導入しました。
―記帳代行支援サービスを導入するとき気になる点はありましたか？
導入時の初期設定に時間をかけると生産性が落ちてしまうので、各担当者に任せていました。
ところが、ルールを決めずに取込むと都度科目登録をしなければならなかったり、複数の人がバラバラにルールを決めてしまったりして、うまく運用できませんでした。
そこでメンバー数名で業務改善プロジェクトチームを作り、ルール設定の方針を決めて周知し、ルールが正しく守られているかチェックするようにし始めてから、うまく回るようになりました。
―お客様との資料のやり取りなど、業務の流れに何か変化はありましたか？
以前、弥生さんのスマート取引取込を利用し始めたときに、お客様には当事務所が取り込みやすい形のエクセルを使うようにしてもらったり、CSVデータで用意してもらったりと、業務の変更を行いました。
その際にすでに資料の回収方法は標準化が進んでいたため、今回の記帳代行支援サービスの導入では、お客様には特段の負担をかけることなく導入できました。
- 科目の登録やルール設定を行い、ルール通りに運用されているかチェックを行うことで、生産性が飛躍的に上がった。
- 既に業務の標準化は行っていたのでお客様に負担をかけることなく導入ができた。
導入後の成果 –記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービス導入後は何か変化はありましたか？
品質が標準化して記帳時間も減りました。スタッフひとり当たりの担当を増やしたり、ひとつのお客様に時間をかけて対応したりできるようになりました。
以前は残業が深夜まで及び、休日に出勤することもありました。それが、現在は、残業が半分以下になり、繁忙期にも土日はお休みが取れるようになりました。
―2017年に弥生のPAPカンファレンスに登壇いただいたとき、「採用が課題」だと言われていましたが、現在はいかがですか？
実は、離職率がものすごく下がり、従業員数も2017年の13名から現在は25名まで増えました。
以前は離職率が高い時期もありましたが、最近は退職者が出なくなり、採用についても年間300名ほどご応募いただいていて、驚いています。
中途採用への応募が増えたのも、入力作業を自動化した影響があるのかと思っています。自動化で残業時間に加えて、単純作業も減りました。働く側も、単純な入力作業はAIに代替されることは分かっていて、コンサルティングのようなスキルを身に付けたいと思っているので、応募につながっているのではないかと思います。
- 残業時間が半分以下になり、繁忙期でも土日に休みが取れるようになった。
- 離職率が大きく下がり、中途採用への応募も増えた。
使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービスを使った感想はいかがですか？
メインで利用している弥生会計と連動しているところが良かったです。当事務所は業務フローを細分化して、資料回収、入力、チェック、報告を別々の人が担当していますが、データ化された仕訳には証憑画像が紐付いており、弥生会計の中で証憑を見ながら仕訳を確認できるところが一番便利です。
また、記帳代行支援サービスと弥生会計で使っている科目が連動したり、補助科目をスマート取引取込で生成できたりするのもとても便利です。
細かい話ですが、クレジットの支払明細を取り込むとき、他社はすべて発生基準しか選べませんが、弥生さんは支払日も設定できるので、社内でも使いやすいと評判です。
―品質面や時間的な面で改善されましたか？
記帳に時間がかかる人は、入力スピードが遅いのではなく、分からないことを調べたり考えたりする時間が長いのかと思っています。また、手入力は人によって品質にバラつきもあります。
記帳代行支援サービスでは、ルールを作れば前月や前々月の処理を確認する手間もなく、品質も安定しますし、手入力の負担を無くすために、これからも弥生さんのサービスを使い続けようと思います。
- メインで利用している弥生会計だけで完結できるのが便利。
- データ化された仕訳には証憑画像が紐付いているため、弥生会計の中で証憑を見ながら仕訳の確認ができるのが便利。
- ルールを作ることで手間も削減でき、品質も安定する。
記帳代行支援サービスへの要望
―記帳代行支援サービスの内容についてご要望はありますか？
複合仕訳や部門に対応していない点を改善してもらいたかったのですが、対応してもらえるそうなので、楽しみにしています。
今後は、借入金の返済やリース料の仕訳が複数あるときに別々の補助科目を設定できるようにすること、消耗品が10万円超えたら分かるように金額によるルール設定ができるようすること、現金・預金・カードなど支払手段ごとに別々にルール設定できるようになること、弥生会計で摘要欄の上書きをONとOFFで選べるようになると、大変助かります。
- 借入金やリース料の返済で、別々に補助科目を設定できるようにしてほしい。
- 金額基準でルールが設定できるようにしてほしい。
- 摘要欄の上書きにONとOFFの機能を設定してほしい。
記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
―記帳代行支援サービスを導入して時間に余裕ができたとのことですが、今後の展望はありますか？
記帳代行を積極的に引き受けたくないと考える会計事務所さんも多いと思いますが、中小企業の経理人材の採用も難しくなっていますので、当事務所では、弥生さんのサービスなどを活用しながら、生産性と品質を保持しつつできる限りはお引き受けしたいと思っています。
会計の数字は早くお届けすればするほどお客様の経営判断に役立ちますので、試算表をいかに早く届けるかは、以前から意識してきました。数字の早期化に弥生さんのサービスは欠かせません。引き続き活用しながら、当事務所としてもお客様の黒字化にお役に立てるように努力していきたいと思います。
また、スタッフに対しては、単純作業はシステムや外部サービスに任せて、コンサルティングなどより高度な業務にチャレンジできる環境を整えていきたいです。
―導入を検討している会計事務所の皆さまに向けて、メッセージをお願いします。
新しいサービスを導入する際、一時的に生産性が悪くなったり、お客様に資料の預かり方法を変えていただくようお願いしたり、ストレスがかかる部分もあるかと思います。
ですが、そこをやりぬけば必ず生産性が上がるので、ぜひチャレンジしてもらいたいです。
当事務所も、記帳代行支援サービスをスムーズに導入して活用しているように見えるかもしれませんが、実は、過去に弥生のスマート取引取込やクラウドツールを導入して、業務の効率化を図った際に、初期設定やルール化がきちんとできずにたくさんの失敗体験をしています。
けれども、そこで諦めずに粘って導入をやり遂げたところ、もう手入力には戻れないほど生産性が向上し感動しました。最初はうまく活用できないこともあるかもしれませんが、そこを乗り越えて、是非試していただきたいです。
―本日は、貴重なお話やご意見をありがとうございました。
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